תשאלו כל מנהל IT בארגון מה הסיוט הכי גדול שלו ותקבלו תשובה זהה: זליגה של הידע והמידע מהארגון. זה לא שמנהלי IT הם קונטרול-פריקס שרוצים לשלוט בעולם. סליחה, בעצם הם כן. כלומר לא ממש מגלומניה של שליטה בעולם, יותר בקטע של "לקנטרל". כלומר, לדאוג שהמידע המתרוצץ בסייבר הארגוני יישאר כזה שרץ בתוך הארגון, ושם בלבד. ויודעים מה? הם צודקים.
הארגון לא חייב להיות סניף של ה- FBI על מנת שלזליגת מידע תהינה תוצאות כואבות. ואת זליגת המידע לא מבצע מרגל רב תושייה שנשתל בארגון אלא מישהו שכולכם מכירים: ווטסאפ. זה בדרך כלל מתחיל בקבוצות ווטסאפ לתיאום פגישת עבודה, הקשר ממשיך ומתרחב לקבוצה גדולה ופתאום הצעת המחיר שלכם עוברת למתחרים והכינוי שהדבקתם ללקוח המרגיז – רץ לו ברשת אל הלקוח המרגיז בכבודו ובעצמו.
לא מזמן סיפר לי חבר שמישהו באיזה קבוצה פנים חברתית קרה לבוסית ששם משפחתה "פיש" – "קולד – פיש" בלי ששם לב שצירפו את הדגה הקרירה עצמה לקבוצה. כמובן שהקידום שלו נכנס להקפאה עמוקה. בחברה אחרת זלגה תמונות של הצעת מחיר שהגיע למתחרים על ידי עובד לשעבר וכן תמונה אינטימית מידי של זוג שניהל יחסים במהלך העבודה, בשני המקרים הנזק היה בלתי הפיך. האינדיפינדנט הלונדוני (איזה כיף להגיד את זה, אני מרגיש כמו נדב אייל מחדשות 10), דיווח על כך שבחצי מהמקרים בהם בגידות הסתיימו בגירושים, ווטסאפ היה מעורב. בסביבה העסקית כידוע יש לא פחות כסף, אינטרסים ואגו על השולחן ומין הסתם גם בגידות ארגוניות דרך הווטסאפ.
רשת חברתית פנים ארגונית ייעודית: יש דבר כזה
הבעיה של מנהלי IT היא שכל "טכנולוגיה מונעת" או "חוסמת" נועדה מראש לכישלון. הפיתוי לגשת לנייד ולשתף גדול מידי. אין בעייה לצלם, להקליט לקבל ולשלוח מידע מסווג ורגיש מכל סוג שהוא, ולהפוך לאדוורד סנודן של הריגול התעשייתי.
אפשר פשוט להרים ידיים, לפטר את מנהלי אבטחת המידע ולאמץ מדיניות פתוחה ושקופה לחלוטין. עכשיו אתם יכולים להפסיק לצחוק. לכולם ברור שאין סיכוי שארגונים בינוניים וגדולים יפקירו את נכסיהם ויאמצו גישה ליברלית-אנרכיסטית כזו.
ואפשר גם לעקוף את הבעיה בדרך מתוחכמת. במקום להילחם בווטסאפ או במסנג'ר התורן, לספק חלופה ארגונית טובה יותר ולהשאיר את כל צינורות זרימת המידע בתוך הארגון. האם יש סיכוי להילחם בווטסאפ? בפייסבוק? בטוויטר? כן. כי לכל הכלים האלה חסרונות משמעותיים בעבודה הארגונית: אפשרויות שיתופי הקבצים מוגבלות; אין אינטראקציה בו קבוצות ווטסאפ שונות; אפשרויות התיעוד מוגבלות מאוד; אפשרויות החיפוש פרימיטיביות או לא קיימות.
זו הסיבה שמערכת תקשורת פנים ארגונית מבוססת ענן, סוג של "פייסבוק לארגון", יכולה לקרוץ לעובדים לשימוש ככלי עבודה תוך זניחת הפלטפורמות הבעייתיות במישור זה. היתרונות של מערכות מבוססות ענן אלה הם ברורים ורבים: הידע נשמר בארגון; אפשרויות שיתוף הידע בצורת מסמכים בתצורות שונות הוא פשוט ויעיל; ישנה היסטוריה, תיעוד ואפשרות לחיפוש מתקדם בתוך ענני הידע; ניתן ליצור קישור בין קבוצות שונות ואגפים שונים בארגון; נוצרת נגישות גבוהה לבכירים בארגון, לעמיתים במדינות אחרות הנמצאים באותו תפקיד או נתקלים באותן בעיות במהלך העבודה.
זה רק חזון או גם מציאות?
כפי שידוע לכולנו, מוצר טוב שנותן פתרון טוב, לא חייב להצליח. במקרה שלנו, כדי לגרום לעובדים להשתמש במערכות פנים ארגוניות ככלי עבודה חלופי לווטסאפ ולרשתות חברתיות אחרות, אנחנו צריכים: א. להדביק את העובד אל האפליקציה החדשה; ב. לגרום לו להשתמש בה באופן רציף. נשמע פשוט? אז זהו, שלא.
באחד הימים צלצל הטלפון במשרדנו ועל הקו היו אנשי מייקרוסופט שזימנו אותנו לפגישה. הנושא: yammer , רשת חברתית פנים ארגונית שהיא חלק ממערכות פורטלים ותקשורת מבוססת אופיס 365. מערכת yammer נראית מצוין, עובדת נהדר – אך לא כל הארגונים הרוכשים את המערכת מצליחים להטמיע בהצלחה את השימוש בה. למה? אמרנו: זה לא פשוט. שמחנו מאוד על ההזדמנות לעבוד בשיתוף פעולה עם מייקרוסופט וללוות ארגונים בהטמעת המערכת.
איך עושים זאת?
מה הפתרון? תוכן. על מנת להביא את העובדים לשימוש במערכת יש לספק להם חוויה וכלים. החוויה יוצרת דפוסי שימוש, והשימוש במערכת כבר מציף בעצמו את היתרונות. תוכן טוב ורלוונטי הוא המנוע שמחולל את הקסם, הבסיס לכל שיחה, שיתוף ידע ושיתופי פעולה פנים ארגוניים. ויש לזכור שמערכת yammer היא רק חלק מ"פורטל ארגוני" רחב יותר. לכן המשימה היא הרבה יותר עמוקה: לגרום למנכ"ל, למנהל ה IT ולכל העובדים בארגון, להפסיק לראות במוצר הזה "פורטל ארגוני" ולראות בו זירת תוכן ושיח. הזדמנות לבנות ולבסס את הנראטיב הארגוני ולפרוט אותו לפרטים ולאנשים. זירת תוכן ארגונית שכזו, כשהיא מגובה במערכת חברתית כמו yammer, מגבשת את עובדי הארגון סביב זירה אחת, המספקת חוויה, כזו שהיא גם מגזינית וגם פונקציונאלית, כזו המעודדת זליגה של העובדים מווטסאפ ופייסבוק חזרה אל תוך התקשורת האירגונית.
מתוך סיפורי ההצלחה של הטמעת אופיס 365 של מייקרוסופט
מעבר של חברות לזירות תוכן ורשתות חברתיות פנים ארגוניות, משמש גם זרז לחידוש ורענון הנראטיב של הארגון, תוך שיתוף העובדים בעשייה והדבקתם לערכים ולDNA של הפירמה.
התחזית שלנו: התוכן הארגוני רק בתחילת המהפכה וללא ספק יהיה הטרנד הבא בעולם הדיגיטל.
